Estratégia de Relações Públicas: Os Dias da UBI
Departamento de Comunicação e Artes
Pesquisa
- Identificação e observação da situação
- Levantamento de dados
- Identificação dos públicos
- Construção de diagnósticos e problemas de comunicação
Planeamento
- Definição de políticas e objectivos de comunicação
- Determinação das estratégias
- Proposição de planos, projectos e programas de acção
- Escolha e selecção dos meios de comunicação
- Elaboração de planos alternativos de emergência (chuva)
- Determinação dos recursos necessários (material didáctico)
- Orçamentação
Implementação
- Divulgação junto do público envolvido
- Controle das acções
- Correcção dos desvios
Avaliação
- Estabelecimento de critérios de avaliação
- Formas de mensuração dos resultados
Introdução
Nos dias 1, 2 e 3 de Março ocorreu mais um evento de portas abertas levado a cabo pelo Gabinete de Relações Públicas da Universidade da Beira Interior.
Enquanto alunos de comunicação e como agentes activos na participação dos Dias da UBI sentimos na pele determinadas falhas durante todo o evento.
Aquilo que se pretende com o presente trabalho é agirmos como se fossemos o assessor do Gabinete de Relações Públicas da UBI, desenvolvendo uma nova estratégia que pretenda melhorar a presença do Departamento de Comunicação e Artes.
Através da observação da situação pudemos recolher informações em que nos fosse possível observar determinados problemas de comunicação.
Quando se realiza um evento deste calibre é necessário que exista um planeamento de todo o acontecimento, para que a situação esteja sempre o mais controlada possível, de modo a que tudo corra como planeado. Tudo deve ser pensado ao nível dos pormenores. Um determinado evento não o é somente quando acontece. É necessário existir um estudo e uma planificação antes de tudo acontecer. Deste modo definimos determinadas políticas e objectivos de comunicação que se pretendiam implementar. Determinámos as estratégias, estabelecemos programas de acção, seleccionámos os órgãos de comunicação social que achámos convenientes para a divulgação do evento e indicámos os recursos necessários para o evento.
Em relação à implementação da estratégia abordámos a forma de divulgação ao público envolvido e estabelecemos a forma de como os desvios e as situações surpresa deveriam ser resolvidas.
Resta dizer que a avaliação poderá ser feita de forma tradicional, através do clipping e do número de participantes mas que seria também importante avaliarmos as opiniões dos participantes, não só no momento em que estes estão e visitar a UBI mas também quando regressam às escolas.
1. Pesquisa
1.1. Identificação e observação da situação
Nos passados dias 1, 2 e 3 de Março realizou-se mais uma edição d’ Os Dias da UBI, sob o lema A Universidade ao Encontro da Comunidade.
Os Dias da UBI pretendem divulgar a aptidão e as potencialidades da Universidade da Beira Interior ao nível científico, técnico e cultural e, simultaneamente, dar a conhecer o ambiente universitário que é próprio desta universidade, no sentido de cativar futuros alunos.
Todos os departamentos da UBI organizaram uma série de acções para dar uma ideia geral das suas infra-estruturas, das suas capacidades técnicas, científicas e humanas. Para além de ser possível conhecer os departamentos, os visitantes podiam conhecer também os Centros e Sectores como a Biblioteca, o Museu e o Cybercentro.
1.2. Levantamento de dados[1]
Durante três dias, milhares de alunos vindos um pouco de todo o lado visitaram as instalações e equipamentos da UBI. Segundo Graça Castelo Branco, directora do GRP, "foram inscritos cerca de 3500 participantes entre alunos e professores de diversas escolas".
Apesar de as escolas serem o público-alvo da actividade, acrescenta Graça Castelo Branco que "aparecem sempre pessoas vindas da cidade ou da região que aproveitam estes dias para conhecer a universidade".
Desde a primária ao secundário, miúdos e graúdos marcaram presença. Para os mais novos, a incursão à UBI foi encarada como uma visita em que puderam conhecer um mundo novo, no meio de brincadeiras e diversão. Aida Fazendeiro, directora da Escola Primária do Refúgio, diz que "é uma maneira de despertar nos miúdos o interesse pela universidade, para que um dia eles venham a escolher esse caminho”.
Já para os mais velhos, que se aproximam do momento de escolher o seu futuro académico, esta visita pode ser importante na medida em que conhecem uma das alternativas. Para Teresa Sequeira, estudante do 11º ano da Escola Secundária de Figueira de Castelo Rodrigo, "esta é uma maneira de conhecer melhor a universidade. Gostei bastante das instalações e das experiências que aqui se fazem e não me importava de vir para cá".
Os Dias da UBI, ao longo das várias edições, têm produzido os seus frutos. De facto, este evento tem contribuído para atrair novos alunos para a academia. "Pela análise aos inquéritos que são feitos aos alunos quando ingressam nesta universidade, podemos comprovar que foi através destes dias que muitos alunos conheceram a UBI. E por terem gostado daquilo que viram, acabaram por entrar aqui" - refere Graça Castelo Branco.
O que também entusiasmou bastante os estudantes foi a visita ao CREA (Centro de Recursos e Aprendizagem), onde puderam ver os estúdios de rádio e televisão, que se encontram em funcionamento.
Graça Castelo Branco refere ainda que de uma maneira geral “há sempre coisas novas para apresentar em cada departamento”.
Novidade também nestes Dias da UBI foi a extensão do Museu de Lanifícios, que inclui um Núcleo Museológico e um Centro de Documentação / Arquivo Histórico, ambos ainda em fase de constituição. Apesar disso, o museu abriu as suas instalações, mostrando e explicando o que vai ser esta extensão.
No Departamento de Comunicação e Artes passaram cerca de dez grupos.
1.3. Identificação dos públicos
Os Dias da UBI destinam-se essencialmente a alunos (dos vários graus de ensino), crianças e jovens, de modo a que estes se sintam cativados por todo o ambiente universitário e possam a vir ingressar no ensino superior mais tarde, de preferência na UBI.
Esta iniciativa esteve também aberta a toda a comunidade.
1.4. Construção de diagnósticos e problemas de comunicação
- Falta de colaboração do pessoal docente do departamento, má vontade;
- Falta de formação dos guias;
- Falta de guias (só existiam guias de um dos cursos do departamento);
- Pobreza da exposição de Desenho Básico;
- O estudo de televisão e de rádio não estava, na maioria das vezes, em funcionamento como prometia o programa do evento;
- Cruzamento de vários grupos na mesma etapa;
- No primeiro dia - a falta de som da exposição de Desenho Básico;
- O local da exposição de Design Multimédia (do lado de fora do Atelier) é um local de passagem no Departamento de Comunicação e Artes;
- Falta de comparência de alguns recursos humanos que tinham garantido ajuda no evento;
- Falta de um responsável/supervisor do Departamento.
2. Planeamento
2.1. Definição de políticas e objectivos de comunicação
Aquilo que se pretende é passar a ideia de que o Departamento de Comunicação e Artes possui cursos atractivos e excelentes condições tecnológicas, como por exemplo, os estúdios de rádio e televisão.
É, também, objectivo deste departamento mostrar algumas das capacidades dos seus alunos através da projecção/apresentação de projectos/trabalhos realizados. Com estas apresentações, os visitantes podem perceber que tipo de actividades são realizadas pelos diferentes cursos deste departamento.
2.2. Determinação das estratégias
No Departamento de Comunicação e Artes devem continuar a existir vários locais de visita, com exposições de trabalhos de todos os cursos do departamento. Estas exposições devem permitir a participação activa dos visitantes.
No CREIA devem funcionar os estúdios de rádio e de televisão da Universidade, sempre com pessoas competentes que possam explicar o seu funcionamento fazendo demonstrações.
No caso das exposições o responsável deve fazer uma breve introdução e explicar alguns dos procedimentos que levaram à realização dos trabalhos apresentados.
A linguagem e os conteúdos a expor devem estar sempre adequados ao auditório, na medida em que visitam o departamento crianças de jardins-de-infância, crianças da escola primária, crianças e jovens do 2º e 3º ciclo e jovens do secundário.
2.3. Proposição de planos, projectos e programas de acção
À semelhança dos anos anteriores, o Gabinete de Relações Públicas da Universidade da Beira Interior deve receber as inscrições dos grupos interessados em participar nos dias da UBI e informar os respectivos departamentos de quantos grupos estão interessados em visitá-los. Deste modo, e para facilitar todo o processo, deve ser elaborada uma lista onde constam todos os grupos visitantes, o dia e hora provável de chegada e quais os departamentos que pretendem visitar.
Em relação ao Departamento de Comunicação e Artes, tal como nos outros departamentos, o objectivo é encaminhar esses grupos de forma rápida para o interior das instalações da Universidade e oferecer um saco com recordações da Universidade, tentando evitar os aborrecidos compassos de espera. Após esta acção seguem com um guia que os orienta no departamento que pretendem visitar.
Os guias do Departamento de Comunicação e Artes devem ser conhecedores de todo o percurso. Quanto mais o guia estiver à vontade, maior é o sucesso da visita, estará mais preparado para casos de emergência.
Para não afectar a vida normal do departamento e para evitar alguma espécie de confusão, o cruzamento entre dois grupos de visitantes deverá ser evitado. Os guias devem tentar estar sempre informados do paradeiro dos outros grupos de modo a evitar o cruzamento de grupos na mesma zona.
Todos os responsáveis por apresentar os trabalhos aos visitantes devem ter formação para o fazer. Deste modo, compensaria mais ser um aluno de Design a apresentar os trabalhos de Design e um aluno de Comunicação a apresentar os trabalhos de Comunicação. Assim, conseguem de forma mais fácil e coerente responder aos visitantes.
Seria também importante a sensibilização do pessoal docente para esta iniciativa, mostrando a sua importância e apelando ao bom senso e colaboração.
Os trabalhos escolhidos para as exposições devem ter interesse/ser atractivos e ricos, de modo a cativar os visitantes e ensinar-lhes algo novo.
Sugerimos ainda um melhor (total) aproveitamento da Sala de Desenho (2.10), usando-a nestes dias só para as exposições. É uma sala de grande dimensão que, bem que bem aproveitada, proporciona condições excelentes para exposição (multimédia e em papel ou outro suporte trabalhado) dos trabalhos feitos pelos alunos do departamento. Evita-se assim ter a exposição num local de passagem e, ainda, ter os trabalhos divididos por vários locais.
2.4. Escolha e selecção dos meios de comunicação
Órgãos de comunicação regional (Imprensa e rádio)
2.5. Elaboração de planos alternativos de emergência
Como não prevemos exposições ao ar livre o tempo não influencia os trabalhos no Departamento de Comunicação e Artes.
Para o caso de falha de luz é importante que muitos dos trabalhos sejam impressos/manuais, de modo a garantir que existe sempre algo para mostrar aos visitantes.
É importante, também, ter contactado, antecipadamente, os bombeiros, na eventualidade de algum visitante se sentir mal.
2.6. Determinação dos recursos necessários
Computadores (funcionando), projectores, telas, colunas, placards para os trabalhos expostos. Outro material didáctico necessário.
2.7. Orçamentação
Não consideramos nenhum orçamento ao nível do departamento de Comunicação e Artes: a sala já existe, a limpeza/arrumação é feita pelo pessoal não docente (funcionários) da Universidade, as exposições são compostas por trabalhos realizados no âmbito das várias disciplinas (dos diferentes cursos) e o material (informático/audiovisual/outros) já existe na Universidade.
Deste modo, não consideramos necessário fazer uma orçamentação específica para o departamento. Esta será feita ao nível da Universidade (Gabinete de Relações Públicas).
3. Implementação
3.1. Divulgação junto do público envolvido
Envio de comunicados/folhetos informativos do acontecimento às escolas da região.
3.2. Controle das acções
Existir sempre um responsável para ver se tudo corre como planeado. Como é um departamento relativamente pequeno, consideramos que é suficiente apenas um responsável/supervisor para o controle das acções.
3.3. Correcção dos desvios
4. Avaliação
A avaliação será feita de forma qualitativa e quantitativa. Será importante registar o número de visitantes tal como as suas opiniões durante a visita (reacções espontâneas) e depois da visita (através de questionários enviados às escolas).
É importante fazer o clipping nos media (todas as notícias sobre Os Dias da UBI devem ser analisadas).
[1] Urbi et Orbi – edição 266 (8 a 14 de Março de 2005) e observação directa (contacto directo com o público e com a situação.
Departamento de Comunicação e Artes
Pesquisa
- Identificação e observação da situação
- Levantamento de dados
- Identificação dos públicos
- Construção de diagnósticos e problemas de comunicação
Planeamento
- Definição de políticas e objectivos de comunicação
- Determinação das estratégias
- Proposição de planos, projectos e programas de acção
- Escolha e selecção dos meios de comunicação
- Elaboração de planos alternativos de emergência (chuva)
- Determinação dos recursos necessários (material didáctico)
- Orçamentação
Implementação
- Divulgação junto do público envolvido
- Controle das acções
- Correcção dos desvios
Avaliação
- Estabelecimento de critérios de avaliação
- Formas de mensuração dos resultados
Introdução
Nos dias 1, 2 e 3 de Março ocorreu mais um evento de portas abertas levado a cabo pelo Gabinete de Relações Públicas da Universidade da Beira Interior.
Enquanto alunos de comunicação e como agentes activos na participação dos Dias da UBI sentimos na pele determinadas falhas durante todo o evento.
Aquilo que se pretende com o presente trabalho é agirmos como se fossemos o assessor do Gabinete de Relações Públicas da UBI, desenvolvendo uma nova estratégia que pretenda melhorar a presença do Departamento de Comunicação e Artes.
Através da observação da situação pudemos recolher informações em que nos fosse possível observar determinados problemas de comunicação.
Quando se realiza um evento deste calibre é necessário que exista um planeamento de todo o acontecimento, para que a situação esteja sempre o mais controlada possível, de modo a que tudo corra como planeado. Tudo deve ser pensado ao nível dos pormenores. Um determinado evento não o é somente quando acontece. É necessário existir um estudo e uma planificação antes de tudo acontecer. Deste modo definimos determinadas políticas e objectivos de comunicação que se pretendiam implementar. Determinámos as estratégias, estabelecemos programas de acção, seleccionámos os órgãos de comunicação social que achámos convenientes para a divulgação do evento e indicámos os recursos necessários para o evento.
Em relação à implementação da estratégia abordámos a forma de divulgação ao público envolvido e estabelecemos a forma de como os desvios e as situações surpresa deveriam ser resolvidas.
Resta dizer que a avaliação poderá ser feita de forma tradicional, através do clipping e do número de participantes mas que seria também importante avaliarmos as opiniões dos participantes, não só no momento em que estes estão e visitar a UBI mas também quando regressam às escolas.
1. Pesquisa
1.1. Identificação e observação da situação
Nos passados dias 1, 2 e 3 de Março realizou-se mais uma edição d’ Os Dias da UBI, sob o lema A Universidade ao Encontro da Comunidade.
Os Dias da UBI pretendem divulgar a aptidão e as potencialidades da Universidade da Beira Interior ao nível científico, técnico e cultural e, simultaneamente, dar a conhecer o ambiente universitário que é próprio desta universidade, no sentido de cativar futuros alunos.
Todos os departamentos da UBI organizaram uma série de acções para dar uma ideia geral das suas infra-estruturas, das suas capacidades técnicas, científicas e humanas. Para além de ser possível conhecer os departamentos, os visitantes podiam conhecer também os Centros e Sectores como a Biblioteca, o Museu e o Cybercentro.
1.2. Levantamento de dados[1]
Durante três dias, milhares de alunos vindos um pouco de todo o lado visitaram as instalações e equipamentos da UBI. Segundo Graça Castelo Branco, directora do GRP, "foram inscritos cerca de 3500 participantes entre alunos e professores de diversas escolas".
Apesar de as escolas serem o público-alvo da actividade, acrescenta Graça Castelo Branco que "aparecem sempre pessoas vindas da cidade ou da região que aproveitam estes dias para conhecer a universidade".
Desde a primária ao secundário, miúdos e graúdos marcaram presença. Para os mais novos, a incursão à UBI foi encarada como uma visita em que puderam conhecer um mundo novo, no meio de brincadeiras e diversão. Aida Fazendeiro, directora da Escola Primária do Refúgio, diz que "é uma maneira de despertar nos miúdos o interesse pela universidade, para que um dia eles venham a escolher esse caminho”.
Já para os mais velhos, que se aproximam do momento de escolher o seu futuro académico, esta visita pode ser importante na medida em que conhecem uma das alternativas. Para Teresa Sequeira, estudante do 11º ano da Escola Secundária de Figueira de Castelo Rodrigo, "esta é uma maneira de conhecer melhor a universidade. Gostei bastante das instalações e das experiências que aqui se fazem e não me importava de vir para cá".
Os Dias da UBI, ao longo das várias edições, têm produzido os seus frutos. De facto, este evento tem contribuído para atrair novos alunos para a academia. "Pela análise aos inquéritos que são feitos aos alunos quando ingressam nesta universidade, podemos comprovar que foi através destes dias que muitos alunos conheceram a UBI. E por terem gostado daquilo que viram, acabaram por entrar aqui" - refere Graça Castelo Branco.
O que também entusiasmou bastante os estudantes foi a visita ao CREA (Centro de Recursos e Aprendizagem), onde puderam ver os estúdios de rádio e televisão, que se encontram em funcionamento.
Graça Castelo Branco refere ainda que de uma maneira geral “há sempre coisas novas para apresentar em cada departamento”.
Novidade também nestes Dias da UBI foi a extensão do Museu de Lanifícios, que inclui um Núcleo Museológico e um Centro de Documentação / Arquivo Histórico, ambos ainda em fase de constituição. Apesar disso, o museu abriu as suas instalações, mostrando e explicando o que vai ser esta extensão.
No Departamento de Comunicação e Artes passaram cerca de dez grupos.
1.3. Identificação dos públicos
Os Dias da UBI destinam-se essencialmente a alunos (dos vários graus de ensino), crianças e jovens, de modo a que estes se sintam cativados por todo o ambiente universitário e possam a vir ingressar no ensino superior mais tarde, de preferência na UBI.
Esta iniciativa esteve também aberta a toda a comunidade.
1.4. Construção de diagnósticos e problemas de comunicação
- Falta de colaboração do pessoal docente do departamento, má vontade;
- Falta de formação dos guias;
- Falta de guias (só existiam guias de um dos cursos do departamento);
- Pobreza da exposição de Desenho Básico;
- O estudo de televisão e de rádio não estava, na maioria das vezes, em funcionamento como prometia o programa do evento;
- Cruzamento de vários grupos na mesma etapa;
- No primeiro dia - a falta de som da exposição de Desenho Básico;
- O local da exposição de Design Multimédia (do lado de fora do Atelier) é um local de passagem no Departamento de Comunicação e Artes;
- Falta de comparência de alguns recursos humanos que tinham garantido ajuda no evento;
- Falta de um responsável/supervisor do Departamento.
2. Planeamento
2.1. Definição de políticas e objectivos de comunicação
Aquilo que se pretende é passar a ideia de que o Departamento de Comunicação e Artes possui cursos atractivos e excelentes condições tecnológicas, como por exemplo, os estúdios de rádio e televisão.
É, também, objectivo deste departamento mostrar algumas das capacidades dos seus alunos através da projecção/apresentação de projectos/trabalhos realizados. Com estas apresentações, os visitantes podem perceber que tipo de actividades são realizadas pelos diferentes cursos deste departamento.
2.2. Determinação das estratégias
No Departamento de Comunicação e Artes devem continuar a existir vários locais de visita, com exposições de trabalhos de todos os cursos do departamento. Estas exposições devem permitir a participação activa dos visitantes.
No CREIA devem funcionar os estúdios de rádio e de televisão da Universidade, sempre com pessoas competentes que possam explicar o seu funcionamento fazendo demonstrações.
No caso das exposições o responsável deve fazer uma breve introdução e explicar alguns dos procedimentos que levaram à realização dos trabalhos apresentados.
A linguagem e os conteúdos a expor devem estar sempre adequados ao auditório, na medida em que visitam o departamento crianças de jardins-de-infância, crianças da escola primária, crianças e jovens do 2º e 3º ciclo e jovens do secundário.
2.3. Proposição de planos, projectos e programas de acção
À semelhança dos anos anteriores, o Gabinete de Relações Públicas da Universidade da Beira Interior deve receber as inscrições dos grupos interessados em participar nos dias da UBI e informar os respectivos departamentos de quantos grupos estão interessados em visitá-los. Deste modo, e para facilitar todo o processo, deve ser elaborada uma lista onde constam todos os grupos visitantes, o dia e hora provável de chegada e quais os departamentos que pretendem visitar.
Em relação ao Departamento de Comunicação e Artes, tal como nos outros departamentos, o objectivo é encaminhar esses grupos de forma rápida para o interior das instalações da Universidade e oferecer um saco com recordações da Universidade, tentando evitar os aborrecidos compassos de espera. Após esta acção seguem com um guia que os orienta no departamento que pretendem visitar.
Os guias do Departamento de Comunicação e Artes devem ser conhecedores de todo o percurso. Quanto mais o guia estiver à vontade, maior é o sucesso da visita, estará mais preparado para casos de emergência.
Para não afectar a vida normal do departamento e para evitar alguma espécie de confusão, o cruzamento entre dois grupos de visitantes deverá ser evitado. Os guias devem tentar estar sempre informados do paradeiro dos outros grupos de modo a evitar o cruzamento de grupos na mesma zona.
Todos os responsáveis por apresentar os trabalhos aos visitantes devem ter formação para o fazer. Deste modo, compensaria mais ser um aluno de Design a apresentar os trabalhos de Design e um aluno de Comunicação a apresentar os trabalhos de Comunicação. Assim, conseguem de forma mais fácil e coerente responder aos visitantes.
Seria também importante a sensibilização do pessoal docente para esta iniciativa, mostrando a sua importância e apelando ao bom senso e colaboração.
Os trabalhos escolhidos para as exposições devem ter interesse/ser atractivos e ricos, de modo a cativar os visitantes e ensinar-lhes algo novo.
Sugerimos ainda um melhor (total) aproveitamento da Sala de Desenho (2.10), usando-a nestes dias só para as exposições. É uma sala de grande dimensão que, bem que bem aproveitada, proporciona condições excelentes para exposição (multimédia e em papel ou outro suporte trabalhado) dos trabalhos feitos pelos alunos do departamento. Evita-se assim ter a exposição num local de passagem e, ainda, ter os trabalhos divididos por vários locais.
2.4. Escolha e selecção dos meios de comunicação
Órgãos de comunicação regional (Imprensa e rádio)
2.5. Elaboração de planos alternativos de emergência
Como não prevemos exposições ao ar livre o tempo não influencia os trabalhos no Departamento de Comunicação e Artes.
Para o caso de falha de luz é importante que muitos dos trabalhos sejam impressos/manuais, de modo a garantir que existe sempre algo para mostrar aos visitantes.
É importante, também, ter contactado, antecipadamente, os bombeiros, na eventualidade de algum visitante se sentir mal.
2.6. Determinação dos recursos necessários
Computadores (funcionando), projectores, telas, colunas, placards para os trabalhos expostos. Outro material didáctico necessário.
2.7. Orçamentação
Não consideramos nenhum orçamento ao nível do departamento de Comunicação e Artes: a sala já existe, a limpeza/arrumação é feita pelo pessoal não docente (funcionários) da Universidade, as exposições são compostas por trabalhos realizados no âmbito das várias disciplinas (dos diferentes cursos) e o material (informático/audiovisual/outros) já existe na Universidade.
Deste modo, não consideramos necessário fazer uma orçamentação específica para o departamento. Esta será feita ao nível da Universidade (Gabinete de Relações Públicas).
3. Implementação
3.1. Divulgação junto do público envolvido
Envio de comunicados/folhetos informativos do acontecimento às escolas da região.
3.2. Controle das acções
Existir sempre um responsável para ver se tudo corre como planeado. Como é um departamento relativamente pequeno, consideramos que é suficiente apenas um responsável/supervisor para o controle das acções.
3.3. Correcção dos desvios
4. Avaliação
A avaliação será feita de forma qualitativa e quantitativa. Será importante registar o número de visitantes tal como as suas opiniões durante a visita (reacções espontâneas) e depois da visita (através de questionários enviados às escolas).
É importante fazer o clipping nos media (todas as notícias sobre Os Dias da UBI devem ser analisadas).
[1] Urbi et Orbi – edição 266 (8 a 14 de Março de 2005) e observação directa (contacto directo com o público e com a situação.
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